Cấp tập huỷ tài liệu trong đêm trước sáp nhập

Theo Nghị quyết số 76/2025/UBTVQH15, từ ngày 1/7/2025, Việt Nam chính thức thực hiện sáp nhập các đơn vị hành chính cấp xã để giảm khoảng 60-70% số lượng đơn vị, hướng tới mô hình chính quyền địa phương hai cấp. Trong quá trình này, các UBND xã phải sắp xếp, chuyển giao hoặc xử lý khối lượng lớn tài liệu lưu trữ, bao gồm hồ sơ địa chính, hộ tịch, tài liệu hành chính, và các tài liệu liên quan đến hoạt động quản lý nhà nước. Tuy nhiên, một số UBND xã đã tự ý tiêu hủy tài liệu trước khi sáp nhập.

Những tài liệu này được cho là bao gồm: Sổ sách kế toán, các giấy tờ liên quan đến quản lý đất đai, đơn thư khiếu nại của người dân cùng các tài liệu, công văn, giấy tờ giải quyết vụ việc có dấu đỏ. Đây hoàn toàn có thể là những hồ sơ đóng vai trò quan trọng trong việc bàn giao và kiểm tra sau sáp nhập.

Ông Nguyễn Quang Huy, giảng viên khoa Luật, Trường Đại học kinh tế và Quản trị kinh doanh Thái Nguyên. Ảnh: PV

Hành động này vi phạm nghiêm trọng các quy định so xo 66 hiện hành. Theo ông Nguyễn Quang Huy, giảng viên khoa Luật, Đại học kinh tế và quản trị kinh doanh Thái Nguyên, Công văn số 414/BNV-VTLTNN của Bộ Nội vụ ngày 19/3/2025, việc chiếm giữ, chuyển giao hoặc hủy tài liệu trái phép trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy, bao gồm sáp nhập, bị nghiêm cấm để tránh thất lạc hoặc sử dụng sai mục đích. Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư cũng yêu cầu tài liệu phải được quản lý chặt chẽ, lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ cơ quan trước khi tiêu hủy. Việc tiêu hủy không đúng quy trình có thể dẫn đến mất mát thông tin quan trọng, gây khó khăn trong quản lý hành chính và giải quyết các tranh chấp pháp lý sau

Việc huỷ tài liệu gây khó khăn cho quá trình bàn giao. Ảnh: người dân cung cấp

Lỗ hổng quản lý hồ sơ, tài liệu công

Từ góc độ chính sách, nhiều chuyên gia cho rằng, việc tiêu hủy tài liệu trước sáp nhập phản ánh một số lỗ hổng trong quản lý và giám sát.

Bà Nguyễn Thị Lê Thu, giảng viên Học viện Hành chính và Quản trị công cho rằng, mặc dù Bộ Nội vụ đã ban hành các văn bản hướng dẫn (như Công văn 414/BNV-VTLTNN), song nhiều địa phương chưa nắm rõ quy trình quản lý và chuyển giao tài liệu trong bối cảnh sáp nhập, nên có thể dẫn đến cách hiểu sai lệch về việc tiêu huỷ tài liệu.

Bên cạnh đó, một số xã, đặc biệt ở các khu vực nông thôn, thiếu nhân sự có chuyên môn về quản lý lưu trữ. Việc tổ chức Hội đồng tiêu hủy hoặc đánh giá giá trị tài liệu đòi hỏi kiến thức chuyên sâu, nhưng không phải địa phương nào cũng đáp ứng được.

Theo bà Thu, cũng không loại trừ nguyên nhân do thiếu cơ chế kiểm tra, giám sát thường xuyên từ cấp trên (UBND cấp tỉnh hoặc Sở Nội vụ), nên vô tình tạo điều kiện cho các hành vi tiêu hủy tài liệu trái phép xảy ra mà không bị phát hiện kịp thời.

Giải pháp bịt “lỗ hổng”

Để ngăn chặn và khắc phục tình trạng tiêu hủy tài liệu trái phép trước sáp nhập, bà Thu đề xuất,

Bộ Nội vụ cần khẩn trương ban hành văn bản hướng dẫn cụ thể về quy trình xử lý tài liệu trong quá trình sáp nhập, bao gồm phân loại, chuyển giao, số hóa và tiêu hủy. Hướng dẫn này nên quy định rõ trách nhiệm của từng cấp chính quyền và các bước thực hiện, đảm bảo không bỏ sót tài liệu có giá trị.

Bên cạnh đó, UBND cấp tỉnh nên xem xét thành lập Hội đồng thẩm định tài liệu để đánh giá giá trị của các tài liệu tại các xã liên quan. Hội đồng này có thể bao gồm đại diện từ Sở Nội vụ, Cục Lưu trữ và các chuyên gia độc lập để đảm bảo tính khách quan.

Còn theo ông Nguyễn Quang Huy, các giải pháp đào tạo và nâng cao năng lực cán bộ cũng cần được chú trọng. Các địa phương nên tổ chức các khóa tập huấn về quản lý lưu trữ và quy trình tiêu hủy tài liệu cho cán bộ tại các xã, đặc biệt ở những địa phương sắp sáp nhập.

Đồng thời, tăng cường giám sát và xử lý vi phạm. Các trường hợp tiêu hủy tài liệu trái phép cần được xử lý nghiêm theo quy định của so xo 66, làm gương để răn đe.

Việc một số UBND xã, phường tự ý tiêu hủy tài liệu trước sáp nhập địa giới hành chính không chỉ vi phạm so xo 66 mà còn gây ra những hệ lụy lâu dài về quản lý hành chính, bảo mật thông tin. Từ góc độ chính sách, cần có sự can thiệp kịp thời từ các cơ quan quản lý nhà nước, thông qua việc hoàn thiện khung pháp lý, tăng cường kiểm tra, giám sát và xử lý vi phạm. Chỉ khi có một chính sách quản lý tài liệu chặt chẽ và thống nhất, quá trình sáp nhập hành chính mới có thể diễn ra suôn sẻ, đảm bảo tính minh bạch, hiệu quả.